報(bào)價(jià)單,是新人接觸外貿(mào)時(shí)必須用功的對(duì)象,也是新人實(shí)操過(guò)程中最關(guān)心的問(wèn)題。很多新人總會(huì)請(qǐng)教:報(bào)價(jià)單如何做?如何完善報(bào)價(jià)單?甚至發(fā)帖:“跪求報(bào)價(jià)單模板”!想快速成就精美而專(zhuān)業(yè)的報(bào)價(jià)單,但心急吃不了熱豆腐,做出來(lái)的報(bào)價(jià)單效果并不是那么理想。
報(bào)價(jià)單之所以精美專(zhuān)業(yè),是由于它的針對(duì)性、完整性和美觀(guān)性,涉及的內(nèi)容和注意的事項(xiàng)比較多,這些也直接決定了報(bào)價(jià)單的復(fù)雜性;更何況,報(bào)價(jià)單涉及到其他公司的商業(yè)秘密,他人也不會(huì)輕易分享自己的報(bào)價(jià)單,另外,由于行業(yè)、公司、產(chǎn)品以及客戶(hù)等因素的不同,報(bào)價(jià)單的具體內(nèi)容也是不盡相同的,所以,對(duì)于新人來(lái)說(shuō),速成確實(shí)難以達(dá)到很好的效果,還是需要新人耐心研究后設(shè)計(jì)出適合自己的報(bào)價(jià)單,這才更加實(shí)在。
我們先來(lái)看看專(zhuān)業(yè)的報(bào)價(jià)單具有的意義和作用。
報(bào)價(jià)單是商業(yè)行為文件,包括報(bào)價(jià)單的頭部、產(chǎn)品基本資料、產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)、價(jià)格條款、數(shù)量條款、支付條、質(zhì)量條款、交貨期條款、品牌條款、原產(chǎn)地條款、報(bào)價(jià)單附注的其他資料等,它作為供應(yīng)商給客戶(hù)的報(bào)價(jià)載體,經(jīng)常被用于回復(fù)客戶(hù)詢(xún)盤(pán)。所以,報(bào)價(jià)單的是作為價(jià)格來(lái)往的媒介,它已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超越其字面的意義,它間接關(guān)系到客戶(hù)對(duì)你的專(zhuān)業(yè)度印象以及對(duì)你公司的專(zhuān)業(yè)度印象,對(duì)你和你的公司都有著深刻的作用——能夠幫供應(yīng)商說(shuō)話(huà)。
主要體現(xiàn)在下面幾方面:
一是提供詳細(xì)、規(guī)范的產(chǎn)品信息。客戶(hù)來(lái)詢(xún)盤(pán),請(qǐng)給我報(bào)價(jià)某某產(chǎn)品,但是對(duì)于我們卻絕對(duì)不能僅僅是在郵件里報(bào)個(gè)價(jià)這么簡(jiǎn)單,還要將產(chǎn)品的圖片型號(hào)尺寸包裝付款方式等等在報(bào)價(jià)單中體現(xiàn),這些信息細(xì)致全面,一目了然,才能對(duì)客戶(hù)有吸引力。
二是方便客戶(hù)統(tǒng)計(jì)和匯總資料。客戶(hù)會(huì)對(duì)來(lái)自不同供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單進(jìn)行比較篩選并選擇入圍的目標(biāo)對(duì)象,并將結(jié)果遞交給做有權(quán)做最終選擇和決定的人,如果你的報(bào)價(jià)單下載下來(lái)就可以用,那么你被選中并且被傳閱的概率就大大提高了。
三是方便客戶(hù)歸檔,作為備忘再次使用。好的報(bào)價(jià)單不一定在第一輪采購(gòu)中獲得青睞(別人可能做得比你好),但是只要你唄客戶(hù)選中并歸檔成為備忘的目標(biāo),那么你可能在接下來(lái)的采購(gòu)中成為客戶(hù)聯(lián)系的對(duì)象。
外貿(mào)報(bào)價(jià)單的樣式有這幾種:
一、圖片式報(bào)價(jià)單
這個(gè)是目前大家常用的報(bào)價(jià)方式也是我重點(diǎn)推薦的,其實(shí)就是將產(chǎn)品圖片、產(chǎn)品名稱(chēng),型號(hào),價(jià)格,包裝、交貨期等重要內(nèi)容都放在一起,讓客戶(hù)在看到產(chǎn)品圖片時(shí)也同時(shí)看到價(jià)格,價(jià)格和產(chǎn)品圖片對(duì)應(yīng)在一起,相信肯定能給客戶(hù)留下深刻印象。新人剛開(kāi)始接觸外貿(mào),可以先從這個(gè)樣式入手。
二、對(duì)比式報(bào)價(jià)單
這里講對(duì)比,分兩個(gè)方面:一是將本公司的相同產(chǎn)品不同時(shí)期的價(jià)格或者不同產(chǎn)品的價(jià)格做個(gè)對(duì)比,給客戶(hù)多樣的選擇,以便留住客戶(hù)。二是將本公司的報(bào)價(jià)和其他公司的報(bào)價(jià)放在一起,讓客人進(jìn)行比較,但一定要選對(duì)參照公司,最好選擇本行業(yè)的龍頭企業(yè)進(jìn)行參照,再根據(jù)自己公司的產(chǎn)品質(zhì)量和市場(chǎng)定位制定自己的價(jià)格。這個(gè)要求大家對(duì)產(chǎn)品的市場(chǎng)情況非常熟悉,一般是外貿(mào)有經(jīng)驗(yàn)者用的報(bào)價(jià)樣式。
三、分析式報(bào)價(jià)單
這種報(bào)價(jià)樣式要求你給客戶(hù)的不僅是報(bào)價(jià),還有關(guān)于產(chǎn)品的一些分析,比如說(shuō):國(guó)外市場(chǎng)標(biāo)準(zhǔn)、所需證書(shū)、淡季旺季,主要用來(lái)開(kāi)發(fā)新的市場(chǎng)領(lǐng)域,帶有勸誡客戶(hù)接受自己產(chǎn)品的暗示,所以不適合新手,一般是外貿(mào)老鳥(niǎo)給老客戶(hù)偶爾使用的報(bào)價(jià)樣式。
四、分割式報(bào)價(jià)單
舉個(gè)例子:HUAWEI P9 (Netprice):$599 FOB Shenzhen
Above price including all following items:
1.Charge:價(jià)格
2.Leica canera:價(jià)格
3.Travel charge:價(jià)格
4.Ear charge:價(jià)格
5.Leather pouch:價(jià)格
6.Hands free kit:價(jià)格
7.Micro SD & 8GB Memory Card:價(jià)格
8.Bluetooth Headset:價(jià)格
這就是分割式報(bào)價(jià)單,將價(jià)格組成寫(xiě)清楚,讓客戶(hù)一目了然。這種報(bào)價(jià)樣式適合于開(kāi)發(fā)新客戶(hù),一般在第一次報(bào)價(jià)之后客戶(hù)抱怨價(jià)格貴了再次報(bào)價(jià)時(shí)使用。不推薦第一次報(bào)價(jià)時(shí)使用,工作量太大了,沒(méi)經(jīng)驗(yàn)的新人慎用。
新人在做報(bào)價(jià)單之前,一般需要在報(bào)價(jià)前做好充分的準(zhǔn)備,首先,要認(rèn)真分析客戶(hù)的購(gòu)買(mǎi)意愿,了解他們的真正需求;其次,作好市場(chǎng)調(diào)研工作,了解市場(chǎng)最新動(dòng)態(tài)及市場(chǎng)趨勢(shì)的分析和預(yù)測(cè),然后再確定以何種樣式來(lái)做報(bào)價(jià)單,我們現(xiàn)在以圖片式報(bào)價(jià)單為例,說(shuō)說(shuō)在制作報(bào)價(jià)單時(shí)應(yīng)該注意的內(nèi)容:
1.在回復(fù)客戶(hù)的郵件正文里放上一些關(guān)鍵內(nèi)容,例如產(chǎn)品符合客戶(hù)市場(chǎng)、公司的優(yōu)勢(shì)、產(chǎn)品賣(mài)點(diǎn)或總價(jià)格等,這些都是引子,讓客戶(hù)有打開(kāi)報(bào)價(jià)單的興趣。
2.報(bào)價(jià)單的命名可以是公司名稱(chēng)加產(chǎn)品名稱(chēng),保證客戶(hù)到時(shí)候能夠知道這份報(bào)價(jià)單是什么產(chǎn)品的報(bào)價(jià)單,來(lái)自于哪個(gè)公司。
3.在報(bào)價(jià)單里抬頭部分,公司的信息,包括公司的名稱(chēng),LOGO,這個(gè)要有的,LOGO就是一個(gè)公司形象的標(biāo)志,也是對(duì)一個(gè)賣(mài)家專(zhuān)業(yè)度的展現(xiàn)。一個(gè)國(guó)外的采購(gòu)商每天會(huì)收到上百封的供應(yīng)商的報(bào)價(jià),甚至有些中間商還會(huì)把供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單拿給他的下家去看,LOGO會(huì)加深買(mǎi)家對(duì)您公司的印象,也會(huì)給報(bào)價(jià)單整體的專(zhuān)業(yè)度加分。另外,也要加入自己的公司電話(huà),傳真,郵箱,以及公司的一些理念,口號(hào),這是用來(lái)提升形象的一種方法。
4.如果允許,可以在此部分做公司簡(jiǎn)介,突出優(yōu)勢(shì),例如專(zhuān)業(yè)生產(chǎn)多少年,拿到過(guò)那些認(rèn)證等等,把公司辦公室的圖片,工廠(chǎng)的圖片,車(chē)間的圖片都放上。當(dāng)然凡是出現(xiàn)圖片的都要打上水印。
5.TOWHO,這個(gè)報(bào)價(jià)單是為誰(shuí)準(zhǔn)備的?一定要在報(bào)價(jià)單中體現(xiàn)買(mǎi)家的公司名稱(chēng)、聯(lián)系人的姓名、電話(huà),這是對(duì)買(mǎi)家的尊重。同時(shí),加上報(bào)價(jià)單制作時(shí)間和有效期等信息,這些都是便于客戶(hù)匯總整理的信息,也方便于日后自己對(duì)已經(jīng)報(bào)價(jià)客戶(hù)通過(guò)報(bào)價(jià)單管理。
6.制作報(bào)價(jià)表格,介紹產(chǎn)品。一般是在excel表格里制作,當(dāng)然,也可以在word文檔里邊,表格的大小形狀等參數(shù)要參考產(chǎn)品的圖片而定,然后將每一產(chǎn)品的圖片都按循序穿插好,根據(jù)圖片對(duì)應(yīng)產(chǎn)品的價(jià)格分別標(biāo)注清楚,主要說(shuō)明產(chǎn)品的名稱(chēng),規(guī)格(材料、形狀、大小、重量、尺寸、顏色等),包裝,認(rèn)證或者其他備注信息等。
7.加入案例產(chǎn)品的描述,假如客戶(hù)要了你介紹產(chǎn)品里邊的幾款產(chǎn)品,那么你要對(duì)其中一款產(chǎn)品的包裝,認(rèn)證,具體參數(shù),優(yōu)勢(shì),標(biāo)準(zhǔn),成分,用途等描述清楚,給客戶(hù)有個(gè)參考,其他的產(chǎn)品大概情況也是這樣。
8.產(chǎn)品賣(mài)點(diǎn),比如你可以告訴客戶(hù),你的產(chǎn)品為什么值這個(gè)錢(qián)。重點(diǎn)突出優(yōu)于競(jìng)品中的優(yōu)點(diǎn),最常見(jiàn)的是產(chǎn)品優(yōu)勢(shì),服務(wù)優(yōu)勢(shì),利潤(rùn)優(yōu)勢(shì)或感情優(yōu)勢(shì)。
9.結(jié)尾部分一般是對(duì)公司產(chǎn)品打樣費(fèi)用打樣時(shí)間,交貨期,運(yùn)輸方式,交易條例,付款方式,裝箱量等等情況進(jìn)行補(bǔ)充說(shuō)明。這里特別要強(qiáng)調(diào)——報(bào)價(jià)有效期,很多時(shí)候被忽略了,但產(chǎn)品的成本會(huì)受原材料,人工等很多因素的影響,當(dāng)初的報(bào)價(jià)現(xiàn)在再來(lái)做很可能要虧本,這時(shí)如果沒(méi)有約定一個(gè)報(bào)價(jià)有效期的話(huà),很容易使我們陷入被動(dòng)地位。
制作專(zhuān)業(yè)報(bào)價(jià)單,幾大要點(diǎn)一定要注意:
1.報(bào)價(jià)單要圖文并茂
給客戶(hù)報(bào)價(jià)時(shí)一定謹(jǐn)記,客戶(hù)永遠(yuǎn)都是懶惰的,所以企業(yè)的報(bào)價(jià)單一定要讓客戶(hù)一眼就知道這是什么產(chǎn)品,價(jià)格是多少。都知道,圖片的“吸睛”效果超過(guò)文字,并且圖片更加形象,更加具體,報(bào)價(jià)單最好能夠圖文并茂,更好地吸引客戶(hù)眼球。因此,學(xué)點(diǎn)photoshop作圖技巧還是不錯(cuò)的(不會(huì)的可以交流,我會(huì)點(diǎn),所以我對(duì)圖片要求比較嚴(yán)格),可以在快速的時(shí)間內(nèi)按照要求修改好圖片。
2.提供至少兩種格式的報(bào)價(jià)單。
第一種為excel表格(word文檔)形式的,這是供客戶(hù)修改使用的,但是由于office辦公軟件版本的差別,可能打不開(kāi),所以還需提供一個(gè)pdf版本。pdf版比較正規(guī),是標(biāo)準(zhǔn)的文書(shū),要是有可能,最好再提供一個(gè)圖片版,萬(wàn)一客戶(hù)即打不開(kāi)excel,又沒(méi)有pdf瀏覽器,就要寄希望于這張圖片了。無(wú)論提供的什么文件格式,發(fā)之前必須預(yù)覽,保證客戶(hù)拿到手可以直接打印使用,在郵件最后部分寫(xiě)上:詳細(xì)報(bào)價(jià)資料請(qǐng)參見(jiàn)附件中的文件,我提供了幾種格式,excel/word,PDF,JPRG,視您的電腦軟件情況選擇最合適的格式,而且我都已經(jīng)排好版,您可以直接下載打印使用。
3.控制報(bào)價(jià)單的大小。
大多數(shù)外貿(mào)企業(yè)都有自己的企業(yè)郵箱,但是這些企業(yè)郵箱的容量一般不會(huì)很大,如果報(bào)價(jià)單太大的話(huà),很有可能還沒(méi)有到客戶(hù)的郵箱就被退回來(lái)了。即使客戶(hù)使用的是Gmail、Yahoo等無(wú)限容量的公共郵箱,也要控制附件的大小,因?yàn)橄螺d比較耗時(shí)間??傊?,一句話(huà)就是超過(guò)2MB的附件,千萬(wàn)不能直接用Email直接發(fā)送。
4.要注意細(xì)節(jié)問(wèn)題。
“細(xì)節(jié)決定成敗”,外貿(mào)企業(yè)報(bào)價(jià)的時(shí)候更是要把關(guān)細(xì)節(jié),報(bào)價(jià)的有效期,報(bào)價(jià)是否含稅,報(bào)價(jià)是否包含相關(guān)輔料配件等等都是需要重點(diǎn)關(guān)注的細(xì)節(jié)問(wèn)題,特別是專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ),那些縮寫(xiě)的詞匯,比如價(jià)格術(shù)語(yǔ),你報(bào)的是一種什么價(jià)格,F(xiàn)OB or CIF or CNF?這個(gè)可不能含糊,我自己就在這方面吃過(guò)虧,所以細(xì)節(jié)都要了解清楚后多做檢查。
5.注意排版布局。
報(bào)價(jià)單整體排版要求簡(jiǎn)約整齊,表格的使用注意劃分功能區(qū)域,格式字體要協(xié)調(diào);內(nèi)容方面要簡(jiǎn)單易懂,不求賣(mài)弄英文語(yǔ)法能力,注意好分段,不要出現(xiàn)很多文字一大段的情況,用不同的顏色文字標(biāo)記不同的重點(diǎn),加上圖片,圖文交叉,可以做出一個(gè)非常漂亮的報(bào)價(jià)文件。
俗話(huà)說(shuō):有一千讀者就有一千個(gè)哈姆雷特,報(bào)價(jià)單也一樣,在行業(yè)細(xì)分和產(chǎn)品的多樣化下,一千個(gè)業(yè)務(wù)員眼中就有一千種報(bào)價(jià)單形式,要想做出符合自己行業(yè)和產(chǎn)品的報(bào)價(jià)單,而且又是客戶(hù)滿(mǎn)意的報(bào)價(jià)單,新人要有耐心,在多次制作的過(guò)程中,不斷完善報(bào)價(jià)單的細(xì)節(jié),而不是照搬別人的模板。